Réceptionniste bilingue à temps partiel / Bilingual Part Time Receptionist
BonLook
Job Details
Description
Joignez-vous à notre équipe en tant que Réceptionniste bilingue à temps partiel ! Vous jouerez un rôle essentiel dans notre succès en offrant un service de classe mondiale à nos patients. Vous serez souvent le premier point de contact avec le public et les visiteurs à notre bureau, vous devez donc apporter avec vous votre passion pour les gens et votre volonté de fournir une expérience client professionnelle et exceptionnelle. Vous êtes un communicateur fantastique, à l'aise dans un environnement dynamique, et vous vous enorgueillissez de votre capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois. Doit être bilingue (français et anglais).
Les jours/heures pour ce poste sont: 20 heures/semaine (du lundi au vendredi de 9h à 13h) * Les horaires sont flexibles.
Que ferez-vous ?
- Répondre et diriger les appels téléphoniques de manière professionnelle et courtoise.
- Mettre à jour et entretenir le système téléphonique, y compris répondre aux messages laissés dans notre boîte aux lettres générale.
- Accueillir les clients, fournisseurs et visiteurs au bureau de manière professionnelle et amicale.
- Maintenir l'apparence ordonnée de nos salles de réunion, maintenir les niveaux de fournitures pour toutes les cuisines et salles de bains. Veiller à la propreté des placards, des salles de stockage et d'autres zones.
- Saisie de données, rédaction et révision de lettres, tableaux, rapports et autres documents, ainsi que la saisie de missions qui peuvent être confidentielles. Rédaction et préparation de réponses aux demandes de routine.
- Tri, filtrage et distribution du courrier entrant et sortant, y compris les colis par messager local et international.
- Point de contact pour l'entretien des bâtiments et la sécurité.
- Coordination et tenue des dossiers pour l'espace de bureau, les téléphones, le stationnement, les cartes de crédit de l'entreprise et les clés de bureau.
- Respect des politiques de l'entreprise et des politiques de confidentialité d'entreprise.
- Veiller à la propreté et à l'organisation des espaces de travail.
- Préparer et soumettre les rapports de dépenses.
- Réaliser diverses tâches administratives selon les besoins de l’équipe.
En tant que candidat retenu, vous avez:
- Bilingue (anglais/français) est nécessaire pour communiquer de manière quotidienne avec les membres de l’équipe à travers le Canada.
- Trois à cinq ans d'expérience dans un rôle de réceptionniste ou d'assistant administrative
- Un diplôme d'études secondaires avec une éducation post-secondaire est un atout.
- Expérience de travail avec la suite MS Office, en particulier Excel, Word et Outlook
- La capacité et l'appétit d'apprendre de nouveaux systèmes et processus.
- Une manière professionnelle et accessible et un amour pour rencontrer et interagir avec les gens.
- La confiance pour contacter et approcher des personnes de milieux professionnels divers et de différents niveaux de responsabilité.
- Motivation personnelle, excellentes compétences en communication verbale et écrite, ainsi que de solides compétences en résolution de problèmes et en organisation.
Comment vous bénéficierez-vous:
- Un ensemble complet d'avantages sociaux, comprenant deux paires de lunettes et verres gratuits par an.
- Une culture de coaching qui favorise les opportunités de croissance et de développement continu
- Une culture axée sur les personnes, (mais les chiens sont également les bienvenus)
- Une organisation qui redonne localement et nationalement et vous soutient dans cette démarche.
Pourquoi nous rejoindre:
FYihealth group est la plus importante organisation de soins de santé diversifiée au Canada. Il comprend FYidoctors, Visique, BonLook et solis optics. Dirigée par des optométristes, gérée de manière professionnelle et axée sur le patient, l’organisation se concentre sur la fourniture de soins ophtalmologiques exceptionnels avec des produits et des services centrés sur le patient. Notre objectif est d’améliorer la qualité de la vie de nos patients. Nous sommes le fournisseur de soins ophtalmologiques qui connaît la croissance la plus rapide au Canada grâce à notre usine de fabrication de verres ophtalmiques et à notre centre de distribution qui appartiennent à des intérêts canadiens.
Au sein de FYihealth group, nos valeurs fondamentales sont la diversité, l’équité, l’inclusion et les occasions. Nous sommes fiers d’être un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous sommes heureux de fournir des accommodements, le cas échéant, à tout moment du processus de demande. Si vous avez besoin d’un accommodement, veuillez en informer votre recruteur. Tous les renseignements sur les accommodements demeureront.
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Join our team as our Bilingual Part Time Receptionist! You’ll play a critical role to our success as we deliver a world-class service to our patients. You'll often be the first point of contact with the public and visitors at our office, so you must bring with you your passion for people and your drive to deliver a professional and exceptional customer experience. You're a fantastic communicator, comfortable in a fast-paced environment and pride yourself on your ability to multitask.
Days/Hours for this role are: 20 hours / week (Mon – Fri 9am – 1pm) * times are flexible.
What Will You Be Doing?
- Answering and routing telephone calls in a professional and courteous manner
- Updating and maintaining the telephone system, including answering messages left in our general mailbox.
- Greeting clients, suppliers, and visitors to the office in a professional and friendly manner.
- Maintaining the orderly appearance of our meeting rooms, maintaining supply levels for all kitchens and washrooms. Ensuring the cleanliness of closets, supply rooms and other areas.
- Data entry, drafting and revision of letters, tables, reports, and other materials as well as typing assignments that may be confidential. Drafting and preparing responses to routine inquiries.
- Sorting, screening, and distributing incoming and outgoing mail, including packages via courier both locally and internationally.
- A point of contact for building maintenance and security.
- Coordinating and maintaining records for office space, phones, parking, company credit cards and office keys.
- Adhere to company policies and corporate privacy policies.
- Maintaining cleanliness of the office
- Submitting expense reports
- Ad hoc tasks as required
As The Successful Candidate, You Have:
- Bilingualism (English/French) is required to communicate on a daily basis with team members across Canada
- Three to five years of experience in a receptionist or administrative assistant role
- A high school diploma with any post-secondary education is an asset.
- Working experience with MS Office Suite, especially Excel, Word, and Outlook
- An ability and appetite to learn new systems and processes.
- A professional and approachable manner and a love of meeting and interacting with people.
- The confidence to reach out and approach people from diverse professional backgrounds and levels of seniority.
- Self-motivation, excellent verbal, and written communication skills, as well as strong problem-solving and organizational skills
How You'll Benefit:
- A comprehensive total rewards package, including two free pairs of glasses and lenses per year.
- A coaching culture that fosters ongoing growth and development opportunities
- A people-first culture, (but dogs are also welcome)
- An organization that gives back locally and nationally and supports you in doing so as well.
Why You Should Join Us:
FYihealth group is Canada's leading diversified healthcare organization comprised of FYidoctors, Visique, BonLook, and solis optics. Doctor-led, professionally managed, and patient-focused, the organization concentrates on delivering outstanding eye care with patient-centric products and services. Our purpose is to enhance the lives of our patients. We are Canada’s fastest-growing eye care provider with our Canadian-owned ophthalmic lens manufacturing facility and distribution center.
At FYihealth group, our core values are Diversity, Equity, Inclusion and Opportunity. We are proud to be an equal opportunity employer and are happy to provide accommodations, should they be required, at any point in the application process. If you require an accommodation, please let your recruiter know. All accommodation information will be kept confidential and used to ensure an accessible candidate experience and team member experience.